Una de las razones principales por las cuales es importante tener un sistema de Gestión es que este contribuya realmente al logro de los objetivos de la empresa. No tiene sentido tener una Visión y una Misión si no es permanentemente retroalimentada por toda la organización. No tiene sentido tener unos objetivos estratégicos si realmente el personal no los entiende, o peor aún, no los comparte.
Por todas estas razones en este breve escrito quiero expresar algunos comentarios sobre COMO CREAR UN SISTEMA DE GESTIÓN EFECTIVO
· Realice un profundo Diagnóstico Gerencial
No es una auditoria, no se trata de evaluar a la gente (por ahora) pero si es importante evaluar algunos aspectos relacionados con el entendimiento y la administración general que los funcionarios tienen de la propia organización para la que trabajan.
En algunas organizaciones la Visión, la Misión y los Objetivos no pasan de ser 3 “cuadros de marquetería fina” colgados en la entrada de la oficina pero que nadie lee y si lo leen no la entienden. No olvide que los que van a ejecutar esa “frases bonitas” son ellos, los funcionarios.
Los funcionarios deben entender cuál es su aporte a la Visión- Misión y deberían tener muy claro como contribuyen al logro de los objetivos. La Gerencia traza el norte de la organización, los empleados desarrollan y cumplen el objetivo.
· Evalúe el Cumplimiento de la Política de la Organización
Toda organización debe tener establecida una política clara seria y ampliamente divulgada y entendida frente a aspectos que tienen que ver con el cliente: Requisitos del cliente, necesidades y expectativas, requisitos legales del producto, satisfacción del cliente, manejo de quejas y reclamos, hasta donde tiene el cliente la razón y cuando la empresa, etc.
· La Administración de la información
La información es el elemento fundamental y demuestra el conocimiento que el personal tiene del negocio que administra y maneja; quienes son nuestros cliente?, donde están nuestros clientes?, como llegaron a nosotros?, como, cuando y donde compran?, que compran?, cada cuanto compran?, cuales son los ciclos de venta de nuestro producto? Etc.
· Como están los objetivos empresariales
Sobre este aspecto existen dos cosas que se deben evaluar permanentemente. El cumplimiento de los mismos; la comprensión y trabajo articulado para alcanzarlos.
Sobre estos se debe indagar; están estructurados los objetivos financieros ( utilidades, rendimientos, gastos, costos, indicadores) nuestros procesos internos, el desarrollo y sentido de pertenencia del personal, la innovación de productos y servicios, el uso de las tecnologías, el posicionamiento de compañía y productos, la fidelidad de clientes, la satisfacción de clientes,etc
Una vez realizado el Diagnóstico Organizacional empieza la construcción de un sistema de gestión efectivo que de manera articulada le sirva a la empresa a lograr la mejora y el consecuente crecimiento.
No olvide que este diagnóstico sirve tanto si usted tiene establecido un direccionamiento estratégico como si no lo tiene. No olvide que toda organización tiene un Sistema de Gestión implícito que se debe administrar.
Empiece ahora a construir y fortalecer su Sistema de Gestión
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